Halb acht am Abend, und das Postfach ist noch voll?
Du machst morgens den Rechner auf, und die Arbeit ist vorbereitet: Was dringend ist, steht oben. Die Antworten sind vorgeschrieben. Du liest, entscheidest und klickst auf Senden.
Für Selbstständige und Inhaber von KMU-Betrieben.
Hängst du beim Einrichten, antwortest du auf die Mail, und wir finden den Fehler gemeinsam.
Es ist halb acht am Abend. Die Werkstatt ist zu, die Leute sind daheim, und du sitzt vor drei Angeboten von letzter Woche und vierzig ungelesenen Mails. Am Samstag ist dann wieder Bürotag.
Damit bist du nicht allein. Mehr als die Hälfte der Selbstständigen mit Mitarbeitern in Österreich arbeitet über 40 Stunden pro Woche, fast jeder Dritte 60 und mehr.
Der Tag fängt im Postfach an. Eine Anfrage, drei Rückfragen aus der Werkstatt, eine Terminverschiebung, ein Lieferant, der nachhakt, dazwischen Newsletter und eine Rechnung. Du sortierst, leitest weiter, beantwortest das Einfache gleich selbst, weil es schneller geht, als es zu erklären.
Und du bist gut darin. Genau das ist das Problem. Jede Mail, die über dich läuft, bindet den Menschen im Betrieb, der eigentlich Angebote bauen, Kunden gewinnen und den Betrieb weiterbauen sollte.
Ein Betrieb ist eine Konstruktion. Wenn der Inhaber die Stelle ist, an der jede Nachricht vorbei muss, ist sie falsch gerechnet.
Du bist nicht überflüssig. Du bist falsch eingesetzt.
Quelle: Statistik Austria, Arbeitskräfteerhebung, Modul „Selbständige Erwerbstätigkeit“ (2017): 59 % der Selbständigen mit Arbeitnehmern über 40, 30 % über 60 Wochenstunden.
Eine Assistenz, die das Postfach vorsortiert, rechnet sich für die meisten Betriebe nicht, egal, ob du allein arbeitest oder zwölf Leute hast. Deshalb hast du es zu Recht gelassen.
Das hat sich geändert. Sortieren, Anfragen erkennen, Standardantworten vorformulieren und Nachfassen sind keine Entscheidungen, sondern Weiterreichen. Genau das übernimmt ein KI-Assistent heute, wenn er mit deinem Postfach verbunden ist. Ohne neue Stelle und für einen Bruchteil ihrer Kosten.
Du bekommst das PDF sofort per Mail.
Konto anlegen, Postfach verbinden, Berechtigungen setzen, einmal testen. Bei Microsoft 365 kann Wartezeit auf deinen IT-Betreuer dazukommen.
Ab dem nächsten Tag holst du dir mit einem Prompt die sortierte Liste, bevor du die erste Mail öffnest.
Dazu ein Vorab-Check, damit du vor dem ersten Klick weißt, welchen Weg du gehst, und ein Anhang zum Ausdrucken.
Die richtige Reihenfolge, der Admin-Schritt in drei Varianten, die Berechtigungen für alle 50 Werkzeuge und ein Verbindungstest.
Inklusive der Häkchen auf dem Berechtigungsbildschirm, an denen viele hängen bleiben, und der Einstellung „Senden: nie“.
Fünf Prompts: Morgen-Überblick, Fristen und Zusagen, wer auf dich wartet, Verlauf vor dem Telefonat, Freitags-Abschluss.
Anfrage, Reklamation, Lieferverzug, Skonto, Absage, Nachfassen, Zahlungserinnerung, Bewerbung und mehr. Dazu das Stil-Profil, damit die Entwürfe nach dir klingen.
Ein echter Fehler aus dem Test, sechs Grenzen der KI und die Notbremse, falls etwas schiefgeht.
Training abschalten, welcher Tarif einen Auftragsverarbeitungsvertrag hat, und die Fragen für deinen Datenschutzberater.
Ich bin Industrieunternehmer, kein Berater, der über Unternehmertum spricht. Ich habe mit einer Lehre als Konstrukteur angefangen, einen Getriebebauer übernommen und führe heute eigene Betriebe. Jede Automatisierung, die ich weitergebe, läuft vorher in meinen eigenen Firmen.
Für die Anleitung habe ich jeden Schritt in den echten Web-Apps nachgestellt, mit einem Test-Postfach und erfundenen Mails aus dem Handwerksalltag. Was dort nicht funktioniert hat, steht nicht drin.
Originalnachrichten aus Chatgruppen, Profilbilder unkenntlich gemacht. Sie beziehen sich auf Calls und Workshops, nicht auf diese Anleitung. Stimmen zur Anleitung folgen, sobald die ersten Käufer sie eingerichtet haben.
Lieber sage ich es dir jetzt als nach dem Kauf.
Zum Vergleich: Eine Arbeitsstunde kostet einen österreichischen Betrieb im Schnitt 45,76 € (Statistik Austria, Arbeitskosten 2025).
Wenn es bei dir nicht läuft: Antworte auf die Mail mit der Anleitung und beschreibe, wo du hängst. Wir finden den Fehler gemeinsam.
Nein. Sie sortiert und schreibt Entwürfe. Die Anleitung zeigt, wie du das Senden in den Einstellungen ganz verbietest. Abgeschickt wird nur, was du selbst abschickst.
Musst du nicht sein. Jeder Schritt hat einen Screenshot, Fachbegriffe sind im Anhang erklärt. Wenn du ein Mailkonto einrichten kannst, kannst du das auch. Und wenn du es lieber nicht allein machen willst, schreib mir nach dem Kauf: Dann richten wir es gemeinsam per Video-Call ein.
Die Anleitung ist eine Einmalzahlung, kein Abo. Laufende Kosten entstehen nur beim KI-Anbieter: Zum Testen reicht der Gratis-Tarif von Claude, für Kundenmails im Betrieb empfiehlt die Anleitung einen Geschäftstarif (ab rund 50 $ im Monat für 2 Plätze).
Für die Einrichtung rund eine Stunde, bei Microsoft 365 eventuell plus Wartezeit auf deinen IT-Betreuer. Danach zehn Minuten am Morgen für den Überblick.
Stimmt, Menüs heißen ab und zu anders oder sitzen an einer anderen Stelle. Die Schritte bleiben aber gleich: Einstellungen öffnen, Postfach verbinden, Berechtigungen festlegen. Die Anleitung nennt bei jedem Schritt das Wort, nach dem du suchst. Und wenn du trotzdem hängst, antworte auf die Mail mit der Anleitung.
Ja, im eigenen Betrieb. Weitergeben an andere Betriebe ist nicht erlaubt.
Ja, mit ausgewiesener Umsatzsteuer, auf deinen Firmennamen.
Dann antwortest du auf die Mail mit der Anleitung und beschreibst, wo du hängst. Wir finden den Fehler gemeinsam, das kostet nichts. Wenn du lieber von Anfang an zu zweit einrichtest, schreib mir nach dem Kauf: Eine gemeinsame Einrichtung per Video dauert 60 Minuten und kostet 199 €.
Dafür gibt es einen eigenen Teil in der Anleitung: welche Einstellungen du setzt, welcher Tarif einen Auftragsverarbeitungsvertrag hat und was du mit deinem Datenschutzberater klären solltest, bevor du Postfächer mit Kundenmails verbindest.
Das Postfach ist der kleinste Teil der Konstruktion, aber der, der dich jeden Tag zuerst erreicht. Wenn es vorsortiert ist, fängt dein Tag mit einer Entscheidung an statt mit dem Aufräumen.
Postfach vorarbeiten lassen 37 €Die Anleitung richtet sich an Unternehmer. Die Screenshots zeigen den Stand der Web-Apps von Claude und ChatGPT im September 2026, Menüs und Tarife können sich ändern. Die Beispiele beruhen auf einem Test-Postfach mit erfundenen Mails. Der Datenschutz-Teil ist eine Gesprächsgrundlage und keine Rechtsberatung.